PROCESOS LÓGICOS DEL FLUJO DE LA INFORMACIÓN

Tomado de: http://sistemadeapoyoaejecutivos.blogspot.com.co/2012/06/sistemas-de-apoyo-ejecutivos.html

Como se ha mencionado anteriormente en este Blog (La contabilidad como un sistema abierto), un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común, y la contabilidad es a fin a este concepto, pues se considera no solo un sistema, sino un sistema abierto, conceptual, artificial, dinámico y complejo dado que obedece a las características de un sistema de información.

Los sistemas de información de acuerdo con Laudon y Laudon (2004) (Apud Fernández 2006), son considerados como un "conjunto de componentes interrelacionados que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones, y el control de una organización", En virtud de éste concepto, los sistemas de información contable corresponden al mismo cuando se establece que:

Un sistema contable es el conjunto de procesos, procedimientos y recursos cuyo objetivo principal es el de servir de apoyo a la toma de decisiones en cualquier organización. Un sistema de información contable fundamenta los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, entre otras categorías, las cuales se consideran conforme a las necesidades del ente contable. (Grajales y Sanchez,  2004)

De acuerdo con estos autores, un sistema de información contable considera entre otros objetivos Identificar y registrar todas las transacciones; describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle; medir los montos de las transacciones, permitiendo registrar el valor apropiado en los estados financieros; determinar el momento de ocurrencia de las transacciones para permitir su registro en el periodo contable en que se generaron; y, presentar apropiadamente las transacciones y revelaciones relacionadas en los estados financieros.

De esta manera y como se ha dicho antes, para el desarrollo de un sistema de información contable se debe considerar:

Componentes: Talento humano, recurso tecnológico, recurso financiero, documentos fuente.
Etapas: Acceso al sistema, procesamiento de la información, salida del sistema, evaluación, control y cambios en el sistema.
Usuarios: Internos (Empleados, ejecutivos, directivos, inversionistas) y externos (el Estado, clientes y usuarios, proveedores y entidades financieras o acreedoras)
Área Financiera: Direccionada por el contador, es la responsable de todas las funciones del ente contable y del diseño e implantación del control interno de cada una de las actividades que tenga a su cargo.
Manuales: Herramientas que documentan la forma de realizar el conjunto de operaciones que se realizan en el ente económico identificando claramente el cómo, el quién y el cuándo. Ejemplo de estos manuales son: manual de políticas contables, manual del código contable, y manual de normas y procedimientos contables.

Diagrama de Flujo del proceso contable

Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=IoBOM-AUKfU

De ahí, que para ilustrar un sistema de información, u otro tipo de sistema, y explicar sus procesos se hace fundamental contar con diagramas de flujo que reflejen paso a paso los procedimientos que se deben surtir para el cumplimiento de tales sistemas.

Por tanto, es pertinente definir los diagramas de flujo, establecer su importancia, características, tipos y simbología que los orientan.

Según Palacios (1996), los diagramas de flujo o fluxogramas son "una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual".

Se consideran importantes por cuanto ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento, así como la definición formulación, análisis y solución de problemas en los sistemas de información, lo que permite la visualización y verificación de las actividades, considerandolo como uno los principales instrumentos en la realización de cualquier proceso.

Los diagrama de flujo o flujogramas se caracterizan por ser sintéticos (resumidos), basados en símbolos, visibles (evidencian paso a paso e ilustrativamente procedimientos o actividades), sirven de enlace en diversos procesos, y son una guía fundamental en la revisión y cumplimiento de actividades, procedimientos y procesos.

La clasificación de los diagramas de flujo varía según su forma (vertical, horizontal, de bloques, panorámico, arquitectónico), según su propósito (de forma (símbolos, dibujos o fotografías), de labores, de método, analítico, de espacio, combinados de ilustraciones y texto y asistidos por computadora).

De acuerdo con MIDEPLAN (2009), el lenguaje gráfico de los flujogramas está compuesto de símbolos, cada uno de ellos con un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Al normalizar o estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. Sin embargo, diferentes organizaciones han elaborado diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, encontrándose entre las más reconocidas y utilizadas las presentadas a continuación:

American Society of Mechanical Enginners (ASME)

Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 8-9)

American National Standard Institute (ANSI)

Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 10)

International Organization for Standardization (ISO)

Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 10-11)

El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur

Normung e.V – DIN)

Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 11-12)

Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones y de

Administración y Mejora de la Calidad del Proceso (DO)

Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 12)

Como se puede apreciar, son diversas y diferentes las simbologías que se pueden usar para la elaboración de diagramas de flujo, lo importante es escoger la que mas se adapte a nuestra necesidad y como lo manifiesta MIDEPLAN (2009), tengamos muy presentes los criterios de su diseño: 

· Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:
o Nombre de la institución.
o Título, o sea diagrama de flujo.
o Denominación del proceso o procedimiento.
o Denominación del sector responsable del procedimiento.
o Fecha de elaboración.
o Nombre del analista que realizó el trabajo.
o Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.
o Simbología utilizada y su significado.

· Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
o Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
o Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
o No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
o No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
o Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
o Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
o En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
o Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
o Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.
o Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
o Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
o Cada flecha representa el flujo de una información.

· Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
o Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.
o Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
o Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
o Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

Habiendo establecido la importancia de un sistema de información contable, identificando el concepto, características, tipo, modelos y criterios para elaborar un diagrama de flujo, a continuación se presenta un vídeo en el que se puede apreciar la construcción de un flujograma del procedimiento para elaborar un nuevo producto, el cual involucra el departamento de mercadotecnia, la gerencia y los departamentos de producción y ventas.

Diagrama de flujo

Procedimiento para elaborar un producto nuevo

Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=CMsYBgJRN4U

LA CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA ABIERTO

Para definir la contabilidad como un sistema abierto, en primera instancia es necesario conocer qué es un sistema, en segunda instancia qué se considera como sistema abierto y por último, establecer por qué la contabilidad es un sistema abierto.

Tomado de: http://www.ecured.cu/Archivo:Sistema_computo.jpg

De acuerdo con Puleo (1985, p. 29) se entiende por sistema al "conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". Definición en la cual se considera que:

• Una entidad es lo que constituye la esencia de algo, por lo que es un concepto básico.
• Los atributos son los que determinan las propiedades de una entidad en una forma cualitativa o cuantitativa.
• Las relaciones (estructurales o funcionales) determinan la asociación entre dos o mas entidades o entre sus atributos.
• El ambiente es el conjunto de entidades, que al determinarse un cambio en sus atributos o relaciones pueden modificar el sistema.
• Y por último, el objetivo es la actividad proyectada, la cual se selecciona antes de su ejecución y se basa en apreciaciones subjetivas y razonamientos técnicos en virtud de las características del sistema.

De igual manera, y como lo referencia Psicólogos en Madrid E.U, los sistemas presentan las siguientes características: Totalidad, Entropía, Sinergia, Finalidad, Equifinalidad, Equipontecialidad, Retroalimentación, Homeostasis y Morfogenésis, las cuales se explican a continuación.

• Totalidad: El sistema trasciende las características individuales de sus miembros
• Entropía: Los sistemas tienden a conservar su identidad.
• Sinergia: Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás y en ocasiones al sistema.
• Finalidad: Los sistemas comparten metas comunes.
• Equifinalidad: Las modificaciones del sistema son independientes de las condiciones iniciales.
• Equipotencialidad: Permite a las partes restantes asumir las funciones de las partes extinguidas.
• Retroalimentación: Los sistemas mantienen un constante intercambio de información.
• Homeostasis: Todo sistema viviente se puede definir por su tendencia a mantenerse estable.
• Morfogénesis: Todo sistema también se define por su tendencia al cambio.

Y no  se puede hablar de sistemas sin referirse a la teoría de sistemas (desarrollada por L. Von Bertalanffy alrededor de 1930), la cual estudia la estructura del sistema, su comportamiento y su funcionamiento, el cual depende de su estructura. El objetivo de la teoría de sistemas buscaba proporcionar un marco teórico y práctico a las ciencias naturales y sociales.  

Tomado de: http://es.slideshare.net/paobetancur/teoria-general-de-sistemas-31897514

De acuerdo con Van Gigch, el enfoque de sistemas (Teoría General de Sistemas aplicada - TGS aplicada) puede describirse como:

1. Una metodología de diseño: Los autores de decisiones deben considerar el impacto de sus acciones con premeditación, los sistemas deben planearse, no debe permitirse que sólo "sucedan".

2. Un marco de trabajo conceptual común: Los sistemas se han originado en campos divergentes, aunque tienen varias características en común.

3. Una nueva clase de método científico: El medio está hecho de entidades físicas y de sistemas vivientes, los cuales comparten muchas propiedades y sus atributos respectivos son tan diferentes que aplicar los mismos métodos a ambos, conduce a conceptos falsos y errores, por tanto, el método científico que ha sido de gran utilidad para explicar el mundo físico debe complementarse con nuevos métodos que pueden explicar el fenómeno de los sistemas vivientes.

4. Una teoría de organizaciones: El enfoque de sistemas otorga una nueva forma de pensamiento a las organizaciones, en la que una teoría de sistemas organizacional tiene que considerar la organización como un sistema cuya operación se explica en términos de conceptos sistémicos.

5. Dirección por sistemas: Cuando en las organizaciones se  aplica el enfoque de sistemas, es también necesario usar el paradigma de sistemas a la solución de sus problemas, lo que le permite direccionar la organización por sistemas.

6. Un método relacionado a la ingeniería de sistemas, investigación de operaciones, eficiencia de costos, etc.

http://cmapspublic.ihmc.us/rid=1G5T89F6H-MN4ZSJ-XC3/enfoque%20sistemico.cmap

De ahí que, la Teoría General de Sistemas - TGS proporciona la capacidad de investigación al enfoque de sistemas. Ésta investiga los conceptos, métodos y conocimientos pertenecientes a los campos y pensamiento de sistemas.

Habiendo identificado qué es un sistema y su importancia dentro de la Teoría General de Sistemas, es pertinente establecer cuáles son los tipos de sistemas y que significa un sistema abierto.

 

http://cmapspublic.ihmc.us/rid=1G5F5CWLY-140LTJH-3FJZ/tipos.cmap

A continuación se presenta la clasificación de los sistemas de acuerdo con: la relación que establecen con el medio ambiente, su constitución, su origen, su movimiento, la complejidad de los elementos que lo conforman, y según su naturaleza. Información tomada del la página www.tiposde.org Portal Educativo (http://www.tiposde.org/general/727-sistemas/):

• Según la relación que establecen con el medio ambiente: 

Sistemas cerrados: Se caracterizan por su hermetismo, no ocasionan ningún intercambio con el ambiente que se encuentra a su alrededor, por lo que no se ven afectados por el mismo ni ejerce influencia en él. Poseen un comportamiento totalmente programado y determinado.

Sistemas abiertos: Estos si establecen intercambio con el medio ambiente que los rodea, por lo que cuentan con entradas y salidas por medio de las cuales intercambian, de manera constante, energía y materia con el mismo. El vínculo que se establece en este tipo de sistemas hace que deban ser sumamente adaptativos a las cualidades del ambiente del cual dependen, de lo contrario no logran supervivencia. Esta dependencia hace que no puedan existir de forma aislada y deban adaptarse por medio de la organización y del aprendizaje a los cambios externos.

• Según su constitución:

Sistemas conceptuales: Constituidos por conceptos que son ajenos a la realidad y que resultan meramente abstractos.

Sistemas físicos: Compuestos por elementos concretos y palpables, es decir que se les puede captar por medio del tacto.

• Según su origen:

Sistemas artificiales: Caracterizados por ser producto de la creación humana, por lo que dependen de la presencia de otros para poder existir.

Sistemas naturales: No dependen de la mano de obra el hombre para originarse.

• Según su movimiento:

Sistemas dinámicos: Presentan movimiento.

Sistemas estáticos: Carecen de movimiento.

• Según la complejidad de los elementos que lo conforman:

Sistemas complejos: Compuestos por una serie de subsistemas, lo que dificulta identificar los distintos elementos que los componen.

Sistemas Simples: No cuentan con subsistemas, lo que permite identificar fácilmente los elementos que los componen.

• Según su naturaleza:

Sistemas inertes: Carecen de vida.

Sistemas vivos: Poseen vida.

De esta manera y de acuerdo con Hatzacorsian (1994) quien conceptúa que un sistema es un conjunto de elementos funcionalmente relacionados entre sí, se puede establecer que la Contabilidad no solo es un sistema abierto que posee entradas, realiza un  proceso y genera salidas, sino que también es considerado como un sistema conceptual, artificial, dinámico y complejo, pues cumple con las características de un sistema de información, y en este caso un sistema de información financiera, en la cual existen principios de doctrina o teoría contable y procedimientos para procesar los datos que se han estructurado bajo una relación funcional que parte de la especificación de las características que debe reunir la información financiera.

Según Zuñiga (2005):

"Un sistema de operaciones recibe insumos del mundo exterior (órdenes, materiales, energía), utilizando un conjunto de recursos para responder a esos insumos, transformando materiales o componentes en una forma que sea necesaria o deseada por los clientes, y operando dentro de restricciones que están determinadas por condiciones físicas, financieras, humanas y políticas".

De igual manera, este autor considera que este sistema se puede conceptuar como una colección de subsistemas que debe estar apropiadamente integrado, cuyo concepto, a diferencia del de las partes funcionales independientes que constituyen el sistema, es crítico para comprender las interrelaciones que generan la ejecutoria del sistema. Es por ello que son complejos, e involucran no sólo máquinas y personas, sino también diversos procesos de control y flujo de información en el entorno interno de operaciones y con otras áreas de la organización.

Lo anterior, es coherente con el planteamiento de Hatzacorsian (1994) en el que establece que un dato o varios datos inconexos no constituyen información, pues para que ella exista, los datos deben relacionarse de forma significativa. Dado que, en la información financiera hay variadas clases de usuarios, existe información de tipo general y el sistema contable debe permitir que también se obtenga la información adicional o específica para ciertos grupos de usuarios, por lo que éste debe seguir un método para captar los datos, procesarlos, resumirlos en forma significativa y finalmente comunicar la información.
De acuerdo con este autor, la estructura del sistema no se modifica aunque se pueden usar diversos procedimientos de registro (manual o mecanizado); los cambios en el registro son de forma, pero los elementos del proceso y su relación con los demás elementos permanecen inalterables, pues las características de la información financiera que se ha de comunicar, son las que determinan la estructura del sistema.

Y para terminar, ampliar y clarificar lo antes expuesto, se presenta un vídeo tomado de Youtube autor Uclases.com en el cual se referencia la contabilidad como sistema de información, los diversos usuarios de la información, la contabilidad financiera (Estados financieros), la estandarización, los principales Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y la convergencia hacia IFRS o Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las cuales iniciaron su aplicación en Colombia a partir del año 2015 de acuerdo con los grupos asignados en virtud de la Ley 1314 de 2009 y sus correspondientes decretos reglamentarios.

Tomado de Youtube Uclases.com https://www.youtube.com/watch?v=g5zyOFVSdt0