Tomado de: http://sistemadeapoyoaejecutivos.blogspot.com.co/2012/06/sistemas-de-apoyo-ejecutivos.html
Como se ha mencionado anteriormente en este Blog (La contabilidad como un sistema abierto), un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común, y la contabilidad es a fin a este concepto, pues se considera no solo un sistema, sino un sistema abierto, conceptual, artificial, dinámico y complejo dado que obedece a las características de un sistema de información.
Los sistemas de información de acuerdo con Laudon y Laudon (2004) (Apud Fernández 2006), son considerados como un "conjunto de componentes interrelacionados que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones, y el control de una organización", En virtud de éste concepto, los sistemas de información contable corresponden al mismo cuando se establece que:
De esta manera y como se ha dicho antes, para el desarrollo de un sistema de información contable se debe considerar:
Componentes: Talento humano, recurso tecnológico, recurso financiero, documentos fuente.
Etapas: Acceso al sistema, procesamiento de la información, salida del sistema, evaluación, control y cambios en el sistema.
Usuarios: Internos (Empleados, ejecutivos, directivos, inversionistas) y externos (el Estado, clientes y usuarios, proveedores y entidades financieras o acreedoras)
Área Financiera: Direccionada por el contador, es la responsable de todas las funciones del ente contable y del diseño e implantación del control interno de cada una de las actividades que tenga a su cargo.
Manuales: Herramientas que documentan la forma de realizar el conjunto de operaciones que se realizan en el ente económico identificando claramente el cómo, el quién y el cuándo. Ejemplo de estos manuales son: manual de políticas contables, manual del código contable, y manual de normas y procedimientos contables.
De ahí, que para ilustrar un sistema de información, u otro tipo de sistema, y explicar sus procesos se hace fundamental contar con diagramas de flujo que reflejen paso a paso los procedimientos que se deben surtir para el cumplimiento de tales sistemas.
Por tanto, es pertinente definir los diagramas de flujo, establecer su importancia, características, tipos y simbología que los orientan.
Según Palacios (1996), los diagramas de flujo o fluxogramas son "una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual".
Se consideran importantes por cuanto ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento, así como la definición formulación, análisis y solución de problemas en los sistemas de información, lo que permite la visualización y verificación de las actividades, considerandolo como uno los principales instrumentos en la realización de cualquier proceso.
Los diagrama de flujo o flujogramas se caracterizan por ser sintéticos (resumidos), basados en símbolos, visibles (evidencian paso a paso e ilustrativamente procedimientos o actividades), sirven de enlace en diversos procesos, y son una guía fundamental en la revisión y cumplimiento de actividades, procedimientos y procesos.
La clasificación de los diagramas de flujo varía según su forma (vertical, horizontal, de bloques, panorámico, arquitectónico), según su propósito (de forma (símbolos, dibujos o fotografías), de labores, de método, analítico, de espacio, combinados de ilustraciones y texto y asistidos por computadora).
De acuerdo con MIDEPLAN (2009), el lenguaje gráfico de los flujogramas está compuesto de símbolos, cada uno de ellos con un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Al normalizar o estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. Sin embargo, diferentes organizaciones han elaborado diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, encontrándose entre las más reconocidas y utilizadas las presentadas a continuación:
Un sistema contable es el conjunto de procesos, procedimientos y recursos cuyo objetivo principal es el de servir de apoyo a la toma de decisiones en cualquier organización. Un sistema de información contable fundamenta los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, entre otras categorías, las cuales se consideran conforme a las necesidades del ente contable. (Grajales y Sanchez, 2004)De acuerdo con estos autores, un sistema de información contable considera entre otros objetivos Identificar y registrar todas las transacciones; describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle; medir los montos de las transacciones, permitiendo registrar el valor apropiado en los estados financieros; determinar el momento de ocurrencia de las transacciones para permitir su registro en el periodo contable en que se generaron; y, presentar apropiadamente las transacciones y revelaciones relacionadas en los estados financieros.
De esta manera y como se ha dicho antes, para el desarrollo de un sistema de información contable se debe considerar:
Componentes: Talento humano, recurso tecnológico, recurso financiero, documentos fuente.
Etapas: Acceso al sistema, procesamiento de la información, salida del sistema, evaluación, control y cambios en el sistema.
Usuarios: Internos (Empleados, ejecutivos, directivos, inversionistas) y externos (el Estado, clientes y usuarios, proveedores y entidades financieras o acreedoras)
Área Financiera: Direccionada por el contador, es la responsable de todas las funciones del ente contable y del diseño e implantación del control interno de cada una de las actividades que tenga a su cargo.
Manuales: Herramientas que documentan la forma de realizar el conjunto de operaciones que se realizan en el ente económico identificando claramente el cómo, el quién y el cuándo. Ejemplo de estos manuales son: manual de políticas contables, manual del código contable, y manual de normas y procedimientos contables.
Diagrama de Flujo del proceso contable
Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=IoBOM-AUKfU
De ahí, que para ilustrar un sistema de información, u otro tipo de sistema, y explicar sus procesos se hace fundamental contar con diagramas de flujo que reflejen paso a paso los procedimientos que se deben surtir para el cumplimiento de tales sistemas.
Por tanto, es pertinente definir los diagramas de flujo, establecer su importancia, características, tipos y simbología que los orientan.
Según Palacios (1996), los diagramas de flujo o fluxogramas son "una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual".
Se consideran importantes por cuanto ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento, así como la definición formulación, análisis y solución de problemas en los sistemas de información, lo que permite la visualización y verificación de las actividades, considerandolo como uno los principales instrumentos en la realización de cualquier proceso.
Los diagrama de flujo o flujogramas se caracterizan por ser sintéticos (resumidos), basados en símbolos, visibles (evidencian paso a paso e ilustrativamente procedimientos o actividades), sirven de enlace en diversos procesos, y son una guía fundamental en la revisión y cumplimiento de actividades, procedimientos y procesos.
La clasificación de los diagramas de flujo varía según su forma (vertical, horizontal, de bloques, panorámico, arquitectónico), según su propósito (de forma (símbolos, dibujos o fotografías), de labores, de método, analítico, de espacio, combinados de ilustraciones y texto y asistidos por computadora).
De acuerdo con MIDEPLAN (2009), el lenguaje gráfico de los flujogramas está compuesto de símbolos, cada uno de ellos con un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Al normalizar o estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. Sin embargo, diferentes organizaciones han elaborado diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, encontrándose entre las más reconocidas y utilizadas las presentadas a continuación:
American Society of Mechanical Enginners (ASME)
Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 8-9)
American National Standard Institute (ANSI)
Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 10)
International Organization for Standardization (ISO)
Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 10-11)
El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur
Normung e.V – DIN)
Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 11-12)
Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones y de
Administración y Mejora de la Calidad del Proceso (DO)
Tomado de: MIDEPLAN, 2009 (pag. 12)
Como se puede apreciar, son diversas y diferentes las simbologías que se pueden usar para la elaboración de diagramas de flujo, lo importante es escoger la que mas se adapte a nuestra necesidad y como lo manifiesta MIDEPLAN (2009), tengamos muy presentes los criterios de su diseño:
o Nombre de la institución.
o Título, o sea diagrama de flujo.
o Denominación del proceso o procedimiento.
o Denominación del sector responsable del procedimiento.
o Fecha de elaboración.
o Nombre del analista que realizó el trabajo.
o Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.
o Simbología utilizada y su significado.
· Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
o Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
o Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
o No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
o No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
o Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
o Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
o En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
o Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
o Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.
o Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
o Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
o Cada flecha representa el flujo de una información.
· Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
o Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.
o Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
o Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
o Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.
Habiendo establecido la importancia de un sistema de información contable, identificando el concepto, características, tipo, modelos y criterios para elaborar un diagrama de flujo, a continuación se presenta un vídeo en el que se puede apreciar la construcción de un flujograma del procedimiento para elaborar un nuevo producto, el cual involucra el departamento de mercadotecnia, la gerencia y los departamentos de producción y ventas.
Diagrama de flujo
Procedimiento para elaborar un producto nuevo
Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=CMsYBgJRN4U
Muy bueno. Se me ocurre que quizá podría ejemplificar toda la estructura informativa en un par de diagramas... Gracias por la informática
ResponderEliminarMuchas gracias por su esfuerzo. He entendido muy bien.
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